Retningslinjer for ansøgninger til Studienævnet

De fleste studerende får på et eller andet tidspunkt i deres studier behov for at ansøge om forhåndsgodkendelse af studier i udlandet, dispensationer eller meritoverførsel. ToRS har fra 1. februar 2007 et samlet studienævn, hvor du sender din ansøgning til. Du er altid velkommen til at kontakte din studievejleder mht. ansøgninger til studienævnet.

ToRS har en standardblanket til ansøgninger til studienævnet.  Det er vigtigt, at du udfylder alle felter omhyggeligt, typisk i word, inden du sender skemaet fra din KU-alumni-mail.

Ansøgningsfrister og ansøgningstyper

Der findes forskellige ansøgningsfrister der skal overholdes, alt efter hvilken type ansøgning der er tale om. Nogle af de vigtigste er:

Ansøgning om forhåndsgodkendelse af meritoverførsel af fag/kurser/studieelementer som du påtænker at følge ved andre uddannelser og universiteter i Danmark eller i udlandet, skal indgives inden 1. maj for studieophold i efterårssemestret og inden 1. november for studieophold i forårssemestret.

Se endvidere din Studieinformationsside på KUnet under punktet "Kurser og undervisning" - "Tag kurser på andre uddannelser".

Ansøgning om eksamensdispensation skal indgives før eksamenstilmeldingsperioden for ordinær eksamen udløber. Eksamenstilmeldingsperiodens varighed er ca. en uge, og den ligger typisk i september for vintereksamensterminen og i marts for sommereksamensterminen (samme år).

Dvs. hvis du har brugt dit 3. eksamensforsøg i en ordinær eksamenstermin (i en januar- eller juni-eksamenstermin) så kan du ikke søge dispensation til et 4. eksamensforsøg i den umiddelbart følgende re- og sygeeksamenstermin (februar- eller august-eksamenstermin) men først ved den næste ordinære eksamenstermin, i semesteret efter.

De præcise datoer varierer fra år til år og skal ses på din Studieinformationsside på KUnet under punktet "Eksamen" - "Tilmelding til eksamen" - "Hvornår kan jeg tilmelde mig eksamen?"

Eksamensdispensation kan fx være vedrørende eksamensformen, 4. eksamensforsøg mv.

For at få dispensation skal der være usædvanlige forhold der taler for at der dispenseres, og disse skal typisk være dokumenterede.

En opnået eksamensformsdispensation gælder også ved en eventuel reeksamen eller sygeeksamen i den umiddelbart følgende re- og sygeeksamenstermin, der ligger i februar for vintereksamensterminens vedkommende og i august for sommereksamensterminens vedkommende.

Hvis ansøgning indgives efter fristens udløb, vil den normalt ikke kunne blive behandlet i forhold til den ordinære eksamenstermin (januar- eller juni-terminen), men studienævnet vil i visse tilfælde kunne behandle ansøgningen i forhold til syge- og reeksamensterminen (februar- eller august-terminen) sådan at den pågældende eksamen først aflægges her, efter de bestemmelser som den godkendte eksamensformsdispensation fastlægger.

Se endvidere din Studieinformationsside på KUnet under punktet "Planlæg dit studie" - "Regler og dispensationer" - "Dispensation fra regler" - "Hvordan søger jeg om dispensation?".

Der findes også andre frister som skal overholdes. Find dem på din Studieinformationsside på KUnet.

Emner

Under ”emner” sætter du kryds, og hvis du er i tvivl, om det er en forhåndsgodkendelse eller andet, så spørg en studievejleder, erhvervsvejlederen eller i studieadministrationen. Hvis du kender eksamens- / aktivitetskoden kan du skrive den på.

Ansøgning

I feltet ”Ansøgning”, skal du skrive, hvad sagen drejer sig om. Her kan du f.eks. skrive: "Hermed ansøger jeg om at få forhåndsgodkendt/meritoverført studieelementet "xxx" (15 ECTS) på Center for Afrikastudier som meritgivende for studieelementet "Særligt studeret område" (15 ECTS) i min nuværende religionvidenskabelige uddannelse."

Det er vigtigt, at du skriver de korrekte betegnelser for de studieelementer, du nævner. Du skal også sørge for at angive de rigtige årsværksvægtninger samt hvilken studieordning du er indskrevet på. Hvis du har foretaget omregninger fra andre måder at angive årsværk på, skal du redegøre for den anvendte omregningsmetode.

60 ECTS svarer til 1 årsværk. 30 ECTS = ½ årsværk. 15 ECTS = ¼ årsværk.

Begrundelse

Giv en saglig begrundelse for dit ønske. Uddyb evt. hvorfor du mener, at det eller de studieelement(er), du ønsker at få godkendt, opfylder fordringerne og pensumkravene til (d)et tilsvarende fag inden for dit fag.

Dokumentation

Skriv i ansøgningen, hvilke bilag der er vedlagt som dokumentation. Fremhæv gerne væsentlige punkter i de vedlagte bilag. Vedlæg evt. uddrag af relevant tekst fra din studieordning.

Herudover kan semesterplaner, fagbeskrivelser, udtalelser fra undervisere eller andre typer af oplysninger om kurset/kurserne vedlægges, hvis du skønner det relevant for din argumentation.

Udfyldte skemaer, bilag, dokumentation mv. skannes ind og sendes med pr. mail.

Afsendelse

Sendes fra din @alumni.ku.dk-email-adresse til: sn-tors@hum.ku.dk 

Studienævnet bestræber sig på at behandle alle ansøgninger så hurtigt som muligt og inden 6 uger.

De 6 uger tæller fra ansøgningsfristen eller fra den dag, hvor din ansøgning er fuldt oplyst: Det vil sige den dag, nævnet har modtaget alle de oplysninger (dokumentation mv.), der skal bruges til at behandle sagen.